„Geheftet und nummeriert x Anzahl Blätter“ist vielleicht das einzige, was einem in den Sinn kommt, wenn es darum geht, Dokumente zu heften. Wie heftet man Dokumente zusammen? Der Neuankömmling stellt sich sofort Papierstapel vor, mit Bindfäden festgebunden, mit ätzendem Staub bedeckt, irgendwo in der Ecke eines Büros eines Buchh alters oder einer Personalabteilung.
Allerdings ist nicht alles so einfach und oberflächlich, wie es auf den ersten Blick scheint. Was Sie wissen müssen, um Fehler in dieser schwierigen Angelegenheit zu vermeiden? Wie näht man Dokumente mit Fäden nach einem Foto? Diese Fragen werden in der Schritt-für-Schritt-Anleitung ausführlich besprochen.
Warum altmodische Heftklammern?
Es gibt viele Regierungsbehörden, die verlangen, dass Dokumente nicht werkseitig, sondern manuell mit Fäden genäht werden. Dies ist in erster Linie das Finanzamt, das Archiv, für das sie bei der Annahme von Papieren Dokumente mit Fäden nähenRegistrierung einzelner Unternehmer, Registrierung einer juristischen Person oder Unterlagen für eine Ausschreibung. Wie man Dokumente richtig heftet, zeigt Foto Nummer 2. Verwenden Sie normalerweise einen dicken Faden und eine dicke Nadel.
Es wird angenommen, dass auf diese Weise gebundene Wertpapiere schwerer zu verlieren, zu fälschen oder Blätter zu ersetzen sind. Einige Organisationen verwenden genau aus diesem Grund eine solche „Großvater“-Form, um wichtige Dokumente zu befestigen. Es gibt noch ein weiteres Argument - manchmal sind Papiere streng vertraulich, und Manager vertrauen solche Arbeiten aus Angst vor Publicity oder dem Einfluss von Wettbewerbern nur einer Vertrauensperson an bzw. lehnen die Hilfe spezialisierter Firmen ab.
Wichtig
Falsch zusammengefügte Dokumente können dazu führen, dass ein Unternehmen nicht registriert oder erneut registriert wird, Dokumente im Archiv akzeptiert werden, zum Ausschluss der Organisation aus dem Wettbewerb um eine Ausschreibung führen und die Entscheidung der Regulierungsbehörde in dem Fall beeinflussen eines Audits der Organisation.
Gibt es einheitliche Normen?
Bisher gibt es keine klaren Regeln, wie Dokumente mit Fäden nach einem einzigen Muster zusammengefügt werden. Es gibt nur Empfehlungen und Anleitungen. Grundsätzlich verwenden Unternehmen die methodischen Entwicklungen von Rosarkhiv, die 2009 mit der Bestellnummer 76 genehmigt wurden, die Anforderungen von GOST "Büroarbeit und Archivierung" sowie Anweisungen der Zentralbank von Russland.
Vorbereitungsphase
Alle zu heftenden Dokumente müssen in der Vorschau angezeigt werden. Wenn Bleistiftmarkierungen vorhanden sind, löschen Sie diese. Wichtigprüfen Sie jede Seite sorgfältig, verhindern Sie, dass sie aneinander kleben, sorgen Sie für eine logische und korrekte Reihenfolge der Dokumente in einem Stapel. Entfernen Sie scharfe Gegenstände, Nadeln, Heft- oder Büroklammern, da diese den Bindefaden beschädigen und zum Verlust des Dokuments führen können. Es ist notwendig, die Seiten mit einem einfachen schwarzen Stift in der rechten Ecke zu nummerieren; die Verwendung von Tinte, einschließlich Farbe, ist nicht erlaubt. Sie können nicht zu nah an den Text des Dokuments nummerieren, je mehr es sich überlappt. Nur die Vorderseite des Blattes ist nummeriert. Der Gesamtumfang des gehefteten Dokuments darf 250 Blatt nicht überschreiten, und die Höhe des gebundenen und nummerierten Dokuments darf 4 Zentimeter nicht überschreiten. Ein Beispiel zum Nähen von Dokumenten mit Fäden ist auf dem Foto zu sehen.
Der nächste Schritt der Vorbereitung ist die Auswahl der Werkzeuge. Um Dokumente richtig mit Fäden zu nähen, benötigen Sie: eine Ahle, Spezialfäden, eine Papphülle wie auf dem Foto. In einigen Fällen wird ein Locher verwendet. Wie und womit Dokumente geheftet werden, entscheidet jeder Fachmann für sich. Es ist am bequemsten, harte Fäden oder Bankgarn zu verwenden, in einigen Fällen werden Wollfäden oder Schnürsenkel verwendet. Meistens haben sie die Funktion der Dekoration. Normalerweise verwenden seriöse Berichte einen strengeren Stil. Bereiten Sie die Unterlagen und das Formular für die Bestandsaufnahme selbst vor.
Einige Feinheiten
- Großformatige Blätter, zB A3 oder A2, müssen ebenfalls nummeriert werden. Dazu wird es vollständig ausgebaut und nach allgemeinen Regeln nummeriert. Dann gef altet und sorgfältig hinterklebtEcke.
- Muss ein Brief abgelegt werden, wird dieser geöffnet, zuerst der Umschlag selbst nummeriert, dann der Reihe nach die Seiten des Briefes.
- Dokumentumschlag ist nicht nummeriert. Außerdem wird die Titelseite nicht nummeriert, wenn kein Umschlag vorhanden ist. Das zweite Blatt ist jedoch bereits mit der Nummer „2“nummeriert.
- Wenn die Anzahl der Blätter 250 übersteigt, werden sie in Bände unterteilt. Diese Praxis ist vor Gericht üblich. Jeder Band muss separat nummeriert werden.
- Wie Dokumente heften, wenn die Angabe der Blattnummer oben rechts nicht möglich ist oder das gesamte Blatt belegt ist? Dies kommt z. B. häufig vor, wenn ein Foto nummeriert wird, dann ist die Nummerierung von hinten erlaubt.
- Bei falscher Nummerierung können Sie die Nummer durchstreichen. Die Korrektur muss jedoch mit einer Unterschrift bestätigt werden.
- Wenn nicht mehr als zwei Blätter übersprungen werden, dann ist es erlaubt, eine Buchstabenbezeichnung für übersprungene Seiten zu verwenden. Die digitale Nummerierung des Hauptdokuments ändert sich nicht, aber die Anzahl der Blätter erhöht sich. In diesem Fall ist es notwendig, die Person, die die Dokumente erhält, darüber zu informieren.
- Muss ein bereits nummeriertes oder nummeriertes Dokument nummeriert werden, wird es erneut nummeriert.
- Falls die Blätter in der Dokumentation nicht trennbar oder zusammengeklebt sind, werden sie als ein Blatt nummeriert. Das passiert, wenn auf einem Dokument beispielsweise ein Scheck, ein Foto oder ein Zeitungsausschnitt aufgeklebt ist. Gleichzeitig muss jedoch ein Inventar erstellt werden, und in der Sp alte „Hinweis“oder in der Beglaubigungsaufschrift muss unbedingt geklärt werden, welche Dokumente auf welcher Seite eingefügt wurden und was sie enthielten.
Welche Dokumente werden am häufigsten mit Garn zusammengenäht? Zunächst Gründungs- und Gründungsdokumente. Sie haben meistens ein kleines Volumen, sie lassen sich leichter mit einer Ahle durchstechen und das Nähen ist einfach. Es gibt verschiedene Techniken zum Nähen, Sie können zwei, drei oder fünf Einstiche machen. Drei Löcher ist die häufigste Option. Fünf Löcher sind praktisch, wenn einige Dokumente kleiner sind als andere. Die Verbindung von fünf Löchern hilft, sie besser zu fixieren. Fünf-Loch-Heftung wird verwendet, wenn die Dokumente von hohem Wert sind, dies verringert das Risiko ihrer Ersetzung.
Dokumente richtig mit Fäden nähen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Blätter stapeln, Kanten ausrichten.
- Tabellenreihenfolge prüfen.
- Markieren Sie mit einem Bleistift die Stellen zukünftiger Einstiche symmetrisch in der Mitte auf der linken Seite des Blattes. Dies kann sowohl auf einem Blatt als auch auf allen erfolgen.
- Es ist notwendig, mindestens 1,5 Zentimeter vom Text abzuweichen.
- Die Markierungen müssen streng senkrecht stehen, ein Abstand von bis zu drei Zentimetern zueinander ist erlaubt.
Wenn das Dokument groß genug ist, ist es bequemer, es mit einer Ahle zu durchbohren. Beginnen Sie normalerweise am obersten Loch.
Wenn es nicht möglich ist, den Werkseinband wie auf dem Bild zu verwenden, dann kann das erste und letzte Blatt mit einem dünnen Kartonstreifen verklebt werden, um eine Beschädigung der Seiten zu vermeiden. Es ist wichtig, die richtige Fadenlänge zu wählen, normalerweise zwischen 50 und 80 cm.
Klassische Naht mit Faden - drei Löcher
Analysieren wir die Option zum Nähen von DokumentenSchritt für Schritt in drei Löchern. Dies ist die klassische und gebräuchlichste Variante, um Unterlagen im Archiv oder zur Verifizierung abzulegen. Wie man in diesem Fall Dokumente richtig mit Fäden näht, ist auf dem Foto besser zu sehen.
Führe Nadel und Faden unter den Dokumentenstapel, führe ihn durch das Loch bei Nummer zwei heraus. Wir dürfen einen kleinen "Schwanz" von 7-8 cm Länge nicht vergessen, er wird sich immer noch als nützlich erweisen. Auf der Vorderseite richten wir die Nadel in das obere Loch und bringen die Nadel dann in das unterste Loch Nr. 3 zurück. Als nächstes „taucht“die Nadel in das mittlere Loch, wodurch beide Fäden unten bleiben. Jetzt können sie geknotet werden.
Ferner muss das Dokument beglaubigt werden, ein Blatt Papier wird aufgeklebt, ein Siegel und die Unterschrift der verantwortlichen Person werden darüber gelegt. Wie Sie Dokumente richtig nähen und den Knoten mit Fäden sichern, sehen Sie auf dem Foto.
Zusätzlich ist auf der Rückseite des letzten Blattes ein Inventar aufgeklebt. Die Beschriftung kann von Hand erfolgen oder wie auf dem Foto vorgefertigte Vorlagen verwenden.
Wie werden Dokumente in vier Löcher geheftet?
Vier-Loch-Piercing-Technologie ist fast identisch. Der einzige Unterschied besteht darin, dass das Dokument von oben nach unten geheftet wird. Es sieht aus wie ein Nähheft. Nur in diesem Fall wird es in umgekehrter Reihenfolge wiederholt, zuerst von oben nach unten, dann von unten nach oben. So sind die Bänder homogen und lückenlos, wie auf einer riesigen Nähmaschine genäht.
Besondere Anlässe
Manchmal ist es erlaubt, Dokumente nicht vertikal, sondern über Eck zu verbinden. BEIMDies sind hauptsächlich Finanzberichtspapiere, bei denen Geldbänder befestigt werden, Schecks auf der rechten Seite. Solche Dokumente werden an der Ecke genäht. Die Schritte sind die gleichen wie bei der Standardmontage von Dokumenten, nur die Löcher werden an der Ecke gestochen. Normalerweise sind es zwei. Das Blatt wird genau auf die Ecke geklebt. Außerdem ist das Verfahren ähnlich - es wird zertifiziert, ein Siegel wird angebracht.
Schlussfolgerung
Beim Vorbereiten und Heften eines Dokuments ist es wichtig, im Voraus darüber nachzudenken, wie Dokumente geheftet werden, um alle Arten von höherer Gew alt zu vermeiden. Beispielsweise müssen Sie manchmal eine Kopie von bereits gebundenen und archivierten Dokumenten erstellen. Es lohnt sich, sich über solche Momente im Voraus Gedanken zu machen. Meist können HR- oder Buchh altungsspezialisten im Vorfeld erahnen, welches Dokument zuerst durch einen Kopierer laufen muss. Das vereinfacht die Arbeit enorm und spart Zeit.
